VIS logo Vasa Idrottssällskap
Grundat 1907

Huvudsidan
Aktuellt
Kalender
Friidrott
Bowling
Oldboys
Kraftidrott
VIS på cykel
Vilande
Nice Run 2019
VIS Ärevarvet 2019
Styrelsen
Länkar
Arkiverade länkar
Så här funkar vi
Om VIS handbok
1. Inledning
2. Strategi
3. Ledn. och org.
4. Plan. & ekonom.
5. Träning < 14 år
6. Träning 14 - 18 år
7. Träning 18+
8. Hobby/motion
9. Tävl.arrang.
10. Info m.m.
11. Utvärdering
12. Bilagor
13. Blanketter
Arkiverade tävl.


Vasa Idrottssällskap rf
Storalånggatan 73
65100 VASA, Finland

Epost: info(at)vis.fi


04. Verksamhetens planering och ekonomi

4. Verksamhetens planering och ekonomi

4.1 Årsplaneringen

Planeringen av verksamheten sker genom aktiva diskussioner inom styrelse och sektioner. Rent konkret sker en utvärdering av det gångna året genom sammanställning av sektionsvisa verksamhetsberättelser. På basen av utvärderingen och övriga kända händelser (tävlingsarrangemang o. dyl.) sammanställs en verksamhetsplan, som godkänns av årsmötet.
Det har vid upprepade tillfällen under styrelsens och sektionernas arbete påtalats att planeringen av verksamheten kunde utvecklas mot en mera aktiv och systematisk riktning. I dagsläget tenderar den nyaste verksamhetsplanen att till största delen vara en kopia av de tidigare planerna. Föreningens verksamhet kunde utvecklas så att det skulle föras aktivare strategiska diskussioner i mindre arbetsgrupper inför sammanställningen av följande års verksamhetsplan. I en sådan planeringsprocess borde även aktiva idrottsmän, tävlingsfunktionärer och föräldrar aktiveras. Ett resultat av en mera aktiv planeringsprocess kunde vara mera konkret uppställda mål för både tävlingar och motion: Hur många medaljer i FM, vilken placering i föreningsklassificeringen, hur många deltagare i motionsskolan, osv.
Deltagandet 2008-2009 i SUL:s utvecklingsprojekt Varaslähtö (resultatkortet) har för styrelsen gett en modell för hur en mera aktiv – och långsiktig - planeringen av verksamheten kan byggas upp (se kap. 2.4).

4.2 Planering av ekonomi

Den årliga verksamhetsplanen bör koordineras med sammanställningen av en årsbudget för föreningen i stort och för de olika sektionerna.
Beträffande planeringen av den årliga budgeten finns å ena sidan en del som baserar sig på historiska erfarenheter (årliga ansökningar och evenemang), och en del som kan variera från år till år (inklusive engångsintäkter genom arrangemang av större tävlingar).
Av de årliga rutinerna är det skäl att notera följande (inklusive ansökningstid):

  • Finlands Svensk Idrotts föreningsstöd (inom februari)
  • SLU:s stöd för utvecklingsprojekt (f.d. Nuori Suomi; kring 15.3)
  • Svenska Odlingens befrämjare (tidig vårtermin)
  • Viktor Ollqvists stiftelse (tidig vårvinter)
  • Aktiastiftelsen (i allmänhet både vår och höst)
  • Sparbanken Aktia fungerar som föreningens huvudsponsor. Ett nytt avtal skrivs årligen, och det är skäl att kontakta bankens Vasaledning senast inför den nya sommarsäsongen i friidrott.

Årliga evenemang som inbringar intäkter till föreningens verksamhet är:

  • Ärevarvet (slutet av maj). Genom att skaffa sponsorering (per varv eller en engångssumma) och under en timme löpa runt banorna på Karlsplan samlar föreningens medlemmar och gynnare in medel till föreningen. År 2009 ordnades en tävling mellan de olika årsklasserna inom friidrottsskolan, vilket resulterade i ett nytt insamlingsrekord.
  • NiceRun (första halvan av juni). Ett motionslopp för damer i och kring Sandviksparken.


En central del av föreningens ekonomi utgörs av medlemsavgifter. Från och med 2009 övergår föreningen till nya rutiner beträffande medlemsavgifterna.  Årsmötet 2008 beslöt om den nya medlemskategorin familjemedlem, vilket innebär att familjens samtliga medlemmar kan ansluta sig till föreningen till en billigare avgift än om varje familjemedlem anslöt sig enskilt. Fakturorna för medlemsavgifterna för följande år (i detta fall för år 2010) kommer att sändas ut i november i anslutning till att friidrottsskolan inleder en ny säsong, med den medvetna baktanken att de anmälda barnen i friidrottsskolan skall dra med sig den övriga familjen till föreningen. En utmaning för föreningen blir att sköta medlemsvården, det vill säga kunna påvisa att ett medlemskap ger vissa definitiva fördelar. Inom det närmaste året bör styrelsen således förhandla sig fram till vissa medlemsförmåner med lokalsamhället (inte minst i sportbutiker, hälsokostaffärer, idrottsevenemang) mot uppvisande av ett giltigt medlemskort.

Utöver dessa i förväg kända möjligheter till intäkter bör föreningen årligen aktivt söka olika möjligheter till intäkter. Det kan handla om:

  • Större tävlingar och evenemang
  • Nya sponsoravtal
  • Försäljning av VIS-prylar
  • Annan form av försäljning av tjänster (t.ex. eftisverksamhet o.dyl)

En särskild utmaning för ekonomin är ambitionen att upprätthålla tjänsten som verksamhetsledare. VIS beviljades ju från och med 1.8 2009 det unika statsbidraget för en 3-årsperiod, där den statliga insatsen avtar från hälften av kostnaderna till omkring en tredjedel (www.seuratuki.fi). Det handlar således om att VIS hela tiden skall ombesörja en egenfinansiering av verksamhetsledarens lön. Vad som händer med statsstödet efter 2011 kan ingen säga, förutom att pionjärföreningarna har ett ansvar i att påvisa betydelsen av den statsfinansierade verksamheten. VIS-styrelsens strategiska planering utgår ifrån att en aktiv verksamhetsledare i praktiken kommer att inbringa större intäkter till föreningen än vad verksamhetsledaren kostar. Det krävs dock en kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamhetsledarens ekonomiska villkor och resultat.

4.3 Principen för avlöning, arvoden och stipendier

4.3.1 Stipendier

Friidrottssektionen har utarbetat principer för hur friidrottare från och med året de fyller 16 år kan ansöka om stipendier. 

Stipendiet kan användas till kostnader, som hör till träningen t.ex. träningsläger, vård av idrottsskador (massage) och inköp av utrustning eller redskap. Träningsläger utomlands bör vara organiserade av förbund, distrikt eller förening, i annat fall krävs en noggrannare utredning av hur träningslägret arrangeras. Ansökan kan enligt gällande regler göras löpande under året, dock senast inom september månad. Ansökan riktas till friidrottssektionens ordförande och endast ansökningar som gjorts på bifogade blankett "Ansökan om utbetalning av stipendium" beaktas. Blanketten finns bland annat som bilaga i handboken på föreningens webbsida. 

En förutsättning för att erhålla stipendiet är att idrottaren betalar friidrottsavgiften (100 euro) och tränar aktivt för VIS under säsongen. Av stipendiet kan 70% lyftas efter aktiv träning och tävling inomhus eller utomhus medan den resterande 30% förutsätter deltagande i DM, FM eller andra värdetävlingar. Föreningen förutsätter även att idrottaren för träningsdagbok och vid behov kan redogöra för sin träning.
Ett annat krav är att idrottaren använder föreningens officiella tävlingsdräkt. Allmän solidaritet bör visas föreningen när det gäller deltagande i klubbkamper och speciellt i värdetävlingar där föreningen får klassificeringspoäng.
Stipendiebeloppet beräknas på basen av resultat enligt de principer som friidrottssektionen utarbetat. Riktlinjerna återfinns även i bilaga till handboken på webbsidan.

4.3.2 Ersättningar
  
Reseersättningar och dagtraktamenten kan erhållas av föreningen bland annat för tävlingsresor enligt följande grundprinciper:

  • VIS ersätter friidrottares och tränares anmälningsavgifter, resekostnader och logi samt betalar dagtraktamente då friidrottare representerar VIS i tävlingar enligt följande punkt. Kostnader ersätts inte om ersättning fås från annat håll.
  • Värdetävlingar: 
  • Anmälningsavgift, rese- och logikostnader samt dagtraktamente
     - Till värdetävling räknas: mästerskap på nationell nivå och uppåt (FM, EM, jEM, VM, JVM, OS)
     - egna distriktsmästerskap från H/D 17 uppåt (ÖIDM), samt FM-14-15.
  • SFI-mästerskap: anmälningsavgift, rese- och logikostnader samt dagtraktamente
  • Nationella tävlingar/karnevaler: anmälningsavgift och km-ersättning (dagtraktamente utbetalas endast till seniorer d.v.s. > 19 år)
  • Sjutusan läger i Kuortane: organiserad transport till läger i Kuortane Idrottsinstitut

Resekostnader ersätts för buss, tåg (2:a klass) och personbil. För personbilersätts 10 cent/km + 5 cent/km för andra deltagare, alltså max 15 cent/km. Ersättning av resekostnader utöver detta bör överenskommas på förhand.

Logi ersätts för övernattningar av rimlig standard.

Dagtraktamentet (för tävlingar enligt punkt 2) är 10 euro/resedygn och betalas för resor som räcker mera än 10 h. Resedygnet börjar då man startar hemifrån. För resedygn, som varar mindre än 10 h betalas halvdagtraktamente, 5 euro. Dagtraktamente betalas inte ut för tävlingar inom distriktet.

Föreningens aktiva tränare som behöver använda bil eller andra fortskaffningsmedel för att kunna sköta träningen av föreningens idrottare kan ansöka om skild ersättning.



Versionsnummer: 1.0

Versionshistoria:

Ändringsdatum:Ändat av:Vilka stora ändringar har gjorts i den nya versionen
29.9.2009Tom GullbvergBehandlad och godkänd av styrelsen som startversion.
19.9.2009Tom GullbvergAlla kapitel tillagda och versionsnummern ändrad till 0.9.
15.6.2009Kenneth NorrgårdDetta dokument skapat för att visa att detta kapitel skall finnas. Det finns ännu ingen information här. 



Sidan editerad 29.09.2009 20:01 av Kenneth Norrgård
 

Vasa Idrottssällskap © 2019