VIS logo Vasa Idrottssällskap
Grundat 1907

Huvudsidan
Aktuellt
Kalender
Friidrott
Bowling
Oldboys
Kraftidrott
VIS på cykel
Vilande
Nice Run 2019
VIS Ärevarvet 2019
Styrelsen
Länkar
Arkiverade länkar
Så här funkar vi
Om VIS handbok
1. Inledning
2. Strategi
3. Ledn. och org.
4. Plan. & ekonom.
5. Träning < 14 år
6. Träning 14 - 18 år
7. Träning 18+
8. Hobby/motion
9. Tävl.arrang.
10. Info m.m.
11. Utvärdering
12. Bilagor
13. Blanketter
Arkiverade tävl.


Vasa Idrottssällskap rf
Storalånggatan 73
65100 VASA, Finland

Epost: info(at)vis.fi


03. Ledning, organisation och uppgiftsbeskrivning

3. Ledning, organisation och uppgiftsbeskrivning


3.1 Styrelsen

Det stadgeenliga årsmötet i månadsskiftet november-december väljer årligen styrelsens ordförande, samt övriga ledamöter i styrelsen.  Årsmötet fastställer även de olika sektionernas och arbetsgruppernas medlemmar, samt även fondstyrelsen.
Till styrelsen uppgifter hör att övervaka sektionernas arbete, sköta medlemsärenden, ordna finansiering, sköta administrativa ärenden och handha ekonomin. Styrelsen ansvarar för det strategiska arbetet, inklusive marknadsföring och information. Styrelsen representerar i allmänhet föreningen utåt, och upprätthåller de officiella kontakterna till nationella och internationella förbund, givetvis i samarbete med sektionerna.
Styrelsen har även det övergripande ansvaret – både ekonomiskt och praktiskt – för stora evenemang som profilerar föreningen nationellt och internationellt. Exempel på denna form av evenemang är Kalevaspelen och andra FM-tävlingar, internationella tävlingar (landskamper, Europacup, nordiska mästerskap), samt tävlingar med större ekonomiska insatser (Botniagames, Eliittikisat, o.dyl).  Mindre evenemang utan större ekonomiska risker (distrikts- och klubbkamper t.ex) sköts av sektionerna men rapporteras till styrelsen.
Styrelsen sammankommer vid behov, men tillräckligt regelbundet för att upprätthålla en fungerande löpande verksamhet.  I allmänhet sammanträder styrelsen omkring 8-10 gånger per år. Styrelsen kan även arbeta med olika specialuppgifter i mindre arbetsgrupper.


3.2 Organisation

Vid sidan av styrelse är föreningen organiserad i olika sektioner; för närvarande friidrott, bowling, kraftsport och motion. Två sektioner har under de senaste decennierna varit vilande: skidning och gymnastik.
Sektionernas främsta uppgift är att sköta den egna idrottsformens löpande verksamhet. Som främsta styrinstrument för sektionernas verksamhet fungerar den verksamhetsplan och sektionsvisa budget som föreningens årsmöte godkänner.
Friidrotten är för närvarande den största idrottsformen, mätt såväl i antalet deltagare som i aktiviteter. Friidrottssektionen är därför även indelad i tre olika utskott: knatteverksamheten, tävlingsverksamheten och träningsverksamheten.
Friidrottssektionen ansvarar för utvecklingen av friidrotten inom föreningen. Sektionens huvuduppdrag är att ständigt förstärka friidrottens status och profil i Vasa och i det egna distriktet, ÖID friidrott r.f. Sektionen upprätthåller även aktivt kontakter till specialförbunden (SFI, SUL). En strävan är att föreningen även har representation på styrelsenivå i ÖID och SFI, och helst även i SUL. Sektionen ansvarar även för föreningens tävlingsrepresentation vid de äldres (14 år och äldre) olika mästerskapstävlingar på distrikts-, förbunds - och nationell nivå. 
Friidrottssektionens utskott för knatteverksamheten planerar och upprätthåller friidrottsskolan, samt ansvarar för knattarnas tävlingsverksamhet (se kap. 5).
Utskottet för tävlingsverksamheten ansvarar för det praktiska genomförandet av de tävlingar som föreningen åtar sig att arrangera. Utskottet ansvarar främst för att föreningen hela tiden har beredskap att arrangera tävlingar, både med hänsyn till teknik, utbildade domare och funktionärer samt kanslifunktioner. För varje större tävlingsarrangemang bör givetvis en för evenemanget anpassad organisation skapas.
Utskottet för träningsverksamheten ansvarar för att en organisation för träningen upprättas och utvecklas (se speciellt kap. 6 och 7).        
Till föreningens fasta organisation hör även fondstyrelsen, som övervakar och utvecklar föreningens tillgångar i värdepapper (se kap. 4).


3.3 Uppgiftsfördelning
  
Styrelsen fördelas (2009) på följande poster:

a) Ordförande

Har det primära ansvaret för föreningens verksamhet, men med en tyngdpunkt på idrottspolitik och strategi.  Representerar föreningen utåt, i samråd med styrelsen och sektionerna. I praktiken kan det till exempel handla om att:

  • Upprätthålla kontakter till stadens ledning och fritidsverk, till Botniahallens ledning, till de olika idrottsförbunden, samt till övriga föreningar i Vasaregionen.
  • Sköta uppvaktningar och ta initiativ till olika samordnande möten som krävs för arrangemang av större evenemang.
  • I samråd med styrelsen, främst med ekonomen och sekreteraren, sköta ansökningar av understöd 
  • I samråd med friidrottssektionens ordförande fungera som förman för verksamhetsledaren.
     

b) Vice ordförande

Är ordförandens ersättare, och kan ha ett specialansvar för något specialområde. För närvarande ansvarar viceordföranden för föreningens medlemsregister och för postningen av fakturor för medlemsavgifterna.  För närvarande (2009) vilar ett starkt ansvar för skötseln av webbsidan på viceordförande, men det är ett ansvar som kan fördelas med beaktande av specialkunnande (se kap. 9).    
 
c) Ekonom

Ansvarar för ekonomi, budgetuppföljning, bokslut, och bidrar till medelanskaffning i samråd med ordförande och den övriga styrelsen. Ekonomen ansvarar även för utbetalning av löner och arvoden.

När det gäller de vardagliga rutinerna ansvarar ekonomen för att:

  • ser till att räkningarna är godkända av behöriga personer
  • betala räkningar
  • bokföring och bokslut
  • betala löner och arvode
  • varje månad den 10:e sända övervakningsanmälan till skattemyndigheterna och betala skatteinnehåll och socialskyddsavgift
  • i januari månad lämna in årsanmälan till skattemyndigheterna, årsanmälan till försäkringsbolag med de obligatoriska försäkringarna och årsanmälan till pensionsförsäkringsbolag
  • inom fyra månader efter bokslutet lämna in deklarationen till skattemyndigheterna

d) Sekreterare
Skriver styrelsens protokoll och bidrar även till styrelsens allmänna arbete. Bidrar även till medelanskaffningen – genom att sammanställa ansökningar - i samråd med ekonom, ordförande och övriga styrelse. Sekreteraren ansvarar även för att föreningens styrelseprotokoll dokumenteras, och att verksamheten dokumenteras genom att samla på pressklipp.

Notering: I framtiden bör en plan göras upp för hur föreningens arkiv skall skötas. Föreningens mötesprotokoll, både styrelsens och sektionernas, utgör på längre sikt en viktig länk till föreningens traditioner och historia, och det är därför viktigt att det finns kontinuerliga rutiner för hur protokoll och andra handlingar arkiveras i föreningen. I praktiken arkiveras alla handlingar per år i föreningens kansli, och samarbete sker även med Vasa Landsarkiv.
 

 
e) Sektionsordförande i friidrott, bowling, kraftsport samt motion
Dessa representerar/bevakar främst den egna sektionens intressen i styrelsen, men bidrar även till styrelsens allmänna arbete.  Sektionsordföranden är en nyckelperson när det gäller att skapa samhörighet och ”VIS-anda” över sektionsgränserna.

Friidrottens sektionsordförande fungerar i samarbete med styrelseordföranden även som förman för verksamhetsledaren.
 

f) Friidrottens/föreningens ansvarsperson för tävlingar och evenemang

För närvarande sitter friidrottssektionens tävlingsansvarige även med i styrelsen, vilket har varit en logisk konsekvens av de senaste årens många stortävlingsarrangemang inom friidrotten.  Under rådande omständigheter rekommenderas att en dylik ansvarsperson fortsätter arbetet inom styrelsen.
Till föreningens tradition hör även att utnämna en hedersordförande. Varje hedersordförande är utnämnd på livstid, och endast en person i taget kan fungera som hedersordförande. Hedersordförande väljs av årsmötet på förslag av styrelsen, och bör vara en person som haft långvarig erfarenhet av ledande uppgifter inom föreningen och inom idrottsvärlden i stort. Hedersordföranden har en självskriven plats i fondstyrelsen, fungerar som ett stöd för den sittande styrelsen och kan även representera föreningen vid speciellt högtidliga tillfällen. 


3.4  Verksamhetsledaren

Sedan 15.9 2008 hade förening en verksamhetsledare anställd på halvtid, sedan 1.8 2009 är VL anställd på heltid. En del av den löpande verksamheten, samt frågor som berör medelanskaffning och sponsoravtal, kan delvis skötas via verksamhetsledaren, som dock i främsta rummet skall:

  • fungera som träningschef, och utbilda föreningens tränare
  • planera och leda motionsskolan för vuxna
  • koordinera träningsturer, delta i träningar med tyngdpunkt på medel- och långdistanslöpning
  • planera tävlingsarrangemang
  • tillsammans med styrelsen rekrytera sponsorer
  • hjälpa till med planering av evenemang (Ärevarv, NiceRun, föreningens fester) och sköta information och marknadsföring av evenemangen
  • Marknadsföra VIS och föreningens idrottsformer i lokalsamhället
  • sköta anmälningar till tävlingar, hotellbokningar, med mera
  • sköta löpande kansligöromål
  • i ökad utsträckning överta skötseln av medlemsregistret


3.5 Klubblokalen

Föreningens kanslifunktioner sköts vid klubblokalen på Storalånggatan 73. Lokalen köptes år 1997, och har därefter fungerat som högkvarter för föreningens hela verksamhet.
I allmänhet hålls föreningens styrelse- och sektionsmöten i klubblokalen. Kansliet kan även utnyttjas till andra former av möten och skolningstillfällen. Även andra föreningar och idrottsförbund kan hyra in sig i lokalen för att ordna sammanträden och utbildningar.
Klubblokalen fungerar som verksamhetsledarens arbetsplats. Styrelseledamöter och övriga föreningsfunktionärer som har behov av att utföra regelbundna föreningsrelaterade uppgifter kan lösa ut en nyckel till lokalen. För nycklar och lokalens användning ansvarar i första hand styrelsens ekonom och ordförande.
Det är skäl att reservera lokalen genom att göra en notering i kalendern på kansliet, samt genom att be verksamhetsledaren att notera bokningen på föreningens webbsida. 


3.6 Medlemmarna

En förening består som bekant av sina medlemmar och den står och faller beroende på hur aktiva medlemmarna är. Det kan inte tillräckligt mycket betonas hur viktigt det är att föreningen har aktiva och motiverade medlemmar. Inom VIS, som inom varje förening, finns det givetvis vissa nyckelpersoner som ger verksamheten extra mycket tid och tur är väl det. Verksamheten bygger på frivillighet, ett gemensamt intresse för idrott och på kamratskap. VIS har en livlig verksamhet och det gäller att slå vakt om det vi har och på samma gång se framåt och försäkra oss om kontinuiteten i verksamheten. Ju fler vi är desto starkare står vi. 

Under året (2009) har vi inom styrelsen och sektionerna diskuterat olika roller inom föreningen. Vi har inom föreningen olika grupper såsom aktiva idrottare i olika åldrar, tränare, ledare, fötroendevalda, funktionärer och föräldrar. Många av oss spelar flera roller och tillsammans får vi verksamheten att rulla. Vi har förmånen att få umgås med den egna familjen och med bekanta i idrottens tecken och föreningen möjliggör detta. I gengäld skulle det vara viktigt att alla är registrerade som medlemmar och att vi kan påvisa detta i olika sammanhang. Inte minst när vi söker stöd för verksamheten från Vasa stad, har medlemsantalet en stor betydelse.     

*********** Texten ännu under arbete ****
Här skall ännu tas upp:
- Viktigt att alla som är med i verksamheten även är registrerade som medlemmar
- Vi håller på att förnya medlemsdatabasen
- Vi vill kunna nå alla medlemmar på ett enkelt sätt
- Vi strävar till att kunna erbjuda medlemmar möjlighet att idka motionsverksamhet (t.ex. motionsskolan)
- Antalet medlemmar inverkar på det stöd som vi får av t.ex. Vasa stad

Diskuterade principer för medlemsavgiften

- För alla som är med i någon idrottsgrupp och betalar en avgift, skall medlemsavgiften alltid ingå i avgiften och därmed är man automatiskt medlem
- Om man har barn med i verksamheten ses man som medlem  
- Medlemsavgiften är 20 euro för alla > 18 år och 10 euro för alla < 19 år 
- Familjemedlemskap (alla som bor i ett hushåll) är 30 euro oberoende av familjens storlek
-     
 
Principer för medlemsdatabasen
- Alla medlemmar skall finnas i samma databas  
- Uppdatering skall kunna göras decentraliserat och av flera personer
- Olka personer har ansvar för olika grupper 
- Uppdatering och uttag av rapporter skall vara möjlig via webben
- Olika personer skall kunna se sina delar av "medlemsskaran"
- När det är möjligt skall medlemmarna kunna nås via epost 

   



3.7 Utveckling av organisationen

För närvarande (2009) kan styrelsen uppfattas som aningen sektionstung, vilket skapar alltför lite utrymme för det övergripande strategiska arbetet. En ambition kunde vara att minst hälften av styrelsens ledamöter inte samtidigt skall leda en sektion, eller i övrigt vara mycket aktiv inom en sektion (t.ex. som tränare).

Eftersom i praktiken merparten av styrelsens ledamöter direkt representerar någon av sektionerna, har det tidvis föreslagits att styrelsen ytterligare kunde utökas med någon fristående person.  Framför allt anses det finnas ett behov av en person som kunde leda arbetet med information, marknadsföring, och utveckling av varumärket VIS.
Ett annat utvecklingsområde berör alla de stödfunktioner som inte är direkt relaterad till idrottsaktiviteter. Inom friidrottssektionen verkade tidigare en damkommitté som skötte kioskverksamheten under tävlingar, men en sådan organiserad verksamhet har inte existerat under det senaste decenniet. Det är ett extra stressmoment att inför varje tävling förse kiosken med såväl frivilliga försäljare som produkter som skall säljas. För detta ändamål kunde etableras en supportersektion, som dels skulle organisera kioskförsäljningen under olika evenemang, och dels även skapa en stödjande verksamhet som kunde ta modell från motsvarande verksamhet inom bollsporterna: Arrangera resor till olika tävlingar där VIS-are deltar, utveckla supporterprylar i form av flaggor och kläder, och över huvudtaget samarbeta kring frågan om hur föreningen skall marknadsföras som varumärke.     

Beträffande de vilande sektionerna borde föreningen rent principiellt ta ställning till om gymnastiken skall återuppta verksamheten, eller om det nuvarande läget skall uppfattas som ett faktum. Det är trots allt från redskapsgymnastiken VIS har erövrat sina tills vidare enda två olympiska guldmedaljer.

Beträffande skidsektionen kunde det övervägas huruvida skidningen delvis kunde införlivas i den bredare motionsverksamhen (se kap. 8). I regionen finns andra föreningar som ägnar sig åt tävlingsskidning, men VIS kunde i stället erbjuda skidningen som en motionsform. Motionsskolan kunde arrangera skidutflykter, och det skulle förstås även – liksom nu – vara möjligt att representera VIS i olika motions- och långlopp på skidor.

VIS bör även ha beredskap att ta ställning till etablerandet av nya idrottsformer.





Versionsnummer: 1.1

Versionshistoria:

Ändringsdatum:Ändat av:Vilka stora ändringar har gjorts i den nya versionen
14.10.2009Kenneth Norrgårdkapitel 3.6 Medlemmarna tillagt och kapitel "Utveckling av organisationen" fick kapitelnummer 3.7. Versionsnumret ändrat till 1.1.
29.9.2009Tom GullbergBehandlats och godkäntd av styrelsen som startversion.
19.9.2009Tom GullbergUppdatering av samtliga kapitel utifrån de diskussioner som först i maj. Versionsnumret ändrad till 0.9. 
15.6.2009Kenneth NorrgårdDetta dokument skapat för att länka till ett arbetsdokument som finns och som väntar på uppdatering av Tom Gullberg. Arbetsdokumentet behandlat på ett Varaslähtö -arbetsgruppsmöte 29.5.2009


Sidan editerad 18.10.2009 23:21 av Kenneth Norrgård
 

Vasa Idrottssällskap © 2019