VIS logo Vasa Idrottssällskap
Grundat 1907

Huvudsidan
Aktuellt
Kalender
Friidrott
Bowling
Oldboys
Kraftidrott
VIS på cykel
Vilande
Nice Run 2019
VIS Ärevarvet 2019
Styrelsen
Länkar
Arkiverade länkar
Så här funkar vi
Om VIS handbok
1. Inledning
2. Strategi
3. Ledn. och org.
4. Plan. & ekonom.
5. Träning < 14 år
6. Träning 14 - 18 år
7. Träning 18+
8. Hobby/motion
9. Tävl.arrang.
10. Info m.m.
11. Utvärdering
12. Bilagor
13. Blanketter
Arkiverade tävl.


Vasa Idrottssällskap rf
Storalånggatan 73
65100 VASA, Finland

Epost: info(at)vis.fi


01. Inledning, verksamhetens grundidé

1.1 INLEDNING

Vasa Idrottssällskap rf är en idrottsförening med Vasa stad som hemort och syftet är att verka och arbeta för olika former av fysisk fostran inom dess verksamhetsområden. Detta görs genom tränings- och tävlingsverksamhet, skolningsverksamhet, projektverksamhet, arrangerande av olika typer av föreningssammankomster m.m.

Föreningen leds av en styrelse och verksamheten är indelad i olika sektioner, som verkar inom olika idrotter. Sektionerna är: friidrott, bowling, motion (även kallad oldboys) och kraftsport. Sektionerna för gymnastik och skidning är vilande.   

Finansieringen ordnas via uppbärande av års- och medlemsavgifter, ansökande om verksamhetsbidrag, tävlings- och projektverksamhet, sponsorbidrag, arrangerande av ärevarvet (via SUL) och lotteriverksamhet. Verksamheten sker på ideell basis genom frivilliga insatser av föreningens medlemmar. För löpande ärenden och för utveckling av verksamheten har föreningen sedan hösten 2008 anställt en verksamhetsledare på halvtid. Anställningen omvandlades till heltid från och 1.8 2009.

Denna handbok är utarbetad som en del av SUL:s föreningsutvecklingsprojekt Varaslähtö. I och med att SUL är landets friidrottsförbund har utvecklingsprojektet främst fokuserat på föreningens friidrottsverksamhet, även om också de övriga sektionerna i VIS har beaktats. Till stora delar betonas dock friidrotten i denna handbok, t.ex. när det gäller målsättningar, beskrivning av rutinmässig verksamhet och tankar om framtida utvecklingsprojekt.

Avsikten med handboken är att den kontinuerligt skall uppdateras, vilket även ger de övriga sektionerna en möjlighet att senare profilera den egna verksamheten ännu tydligare.

1.2 VERKSAMHETENS GRUNDIDÉ

Vasa Idrottssällskaps vision är att vara en bra idrottsförening, som skapar förutsättningar för barn och ungdomar att kunna träna, och tävla i olika idrottsgrenar utifrån egna förutsättningar på distrikts-, nationell och internationell nivå. Föreningens verksamhet är svenskspråkig, men alla är välkomna att delta i verksamheten. 

VIS erbjuder olika typer av idrottsaktiviteter och motionsformer åt sina medlemmar. VIS skall främst vara en fostrande förening, både för äldre och yngre. Vi vill skapa förutsättningar för att idka motion året om och vill fostra våra medlemmar till hälsosamma levnadsvanor. Motto: "En sund själ i en sund kropp". Till VIS grundläggande värderingar hör även att på alla sätt ta avstånd från fusk och dopning i idrotten.


1.3 MEDLEMMAR

Som vilken förening som helst behöver VIS medlemmar som aktivt deltar i verksamheten i olika roller. Det kommer alltid att finnas vissa personer som tar på sig ett större ansvar än andra när det gäller ledning och koordinering, men allas insatser är viktiga och alla kan vi göra något för att upprätthålla föreningen som en aktiv och dynamisk förening. Grundtanken är att alla som på sätt eller annat deltar i verksamheten, även skall vara registrerade som medlemmar. Antal medlemmar har en stor betydelse när vi t.ex. ansöker om medel från Vasa stad.

Föreningen har en relativt låg medlemsavgift, men de medel vi får in ger ett värdefullt tillskott till verksamheten och ju fler medlemmar vi är desto starkare är vi som förening. Medlemsavgiften betalas årsvis och storleken fastställs på föreningens årsmöte i december.

I följande underkapitel finns det beskrivet hur medlemskapet i VIS är tänkt att fungera och enligt vilka principer medlemsvården är tänkt att fungera.    


1.3.1 Medlemskategorier (Status)
Alla medlemmar har en medlemsstatus beroende på sin roll och engagemang i föreningen. Status kan ändra under medlemsskapet. Följande status används: 

Status                Förklaring
Årsmedlem         Medlem, som vill höra till föreningen och delta i verksamheten på olika
                          sätt. Graden på aktivitet kan variera från år till år. 
                          Exempel på roller inom föreningen: domare, funktionär, 
                          externt förtroendeuppdrag (t.ex. inom ÖID, SUL), förtroendeuppdrag
                          inom föreningen (tex. styrelseordf., sektionsordf., ekonom m.fl.)
                          projektdragare (t.ex. Ärevarvet, Nice Run), medlem i projektgrupp/
                          arbetsgrupp/utskott/kommitté, tränare...  
                          En årsmedlem kan också ha en roll som understödsmedlem.
                          Medlemsavgiften betalas årligen, som registreras som intäkter på
                          medlemskontot. 

Familjemedlem   Som årsmedlem, men medlemmen är dessutom förälder till barn som
(Används av       deltar i friidrottsskolan (6 - 13 år) eller ungdomar som är aktiva
friidrotten)          juniorer (14 - 19 år). Föreningen förutsätter att minst en förälder 
                          ställer upp och aktivt deltar efter egen förmåga i de evenemang
                          som föreningen ställer till med. Allt för att ge barn och ungdomar
                          möjlighet att utöva sin sport. I övrigt kan rollerna inom föreningen
                          vara de samma som för en årsmedlem.
                          Medlemsavgiften betalas årligen, som registreras som intäkter
                          på medlemskontot. Familjemedlemmar har specialerbjudande.
                          2 till samma pris som 1.

Automatisk        Medlem som är aktiv, alltså som deltar i någon ledd aktivitet/
medlem             träningsgrupp och tränar/tävlar, t.ex. friidrottsskolan, lyftet, 
                         bowlingsgrupp, motionsgrupp, löpningsgrupp, sysslar med 
                         kraftsport...  Då är grundprincipen den att medlemsavgiften 
                         "bakas in" in tränings-/delatagaravgiften som alltså skall täcka 
                         den årliga medlemsavgiften. Det är viktigt och egentligen ett
                         krav att alla som är aktiva inom föreningenm, även är registrerade
                         som medlemmar.
                         Ingen medlemsavgift skickas ut, men en överföring som
                         klumpsumma sker årligen från sektionens medel till till
                         medlemskontot på basen av antal utövare.

Ständig             Årsmedlem som betalt in den engångssumma som gäller för
medlem            ständig medlem (för närvarande 150 euro).  
                        Graden på aktivitet kan variera från år till år.
                        Rollerna kan vara de samma som för en årsmedlem.

Heders-            Person som av årsmötet utnämnts till hedersmedlem.  
medlem            Graden på aktivitet kan variera från år till år. 
                        Rollerna kan vara de samma som för en årsmedlem.
                        Ingen medlemsavgift uppbärs.

Utskriven         Medlem som meddelat att han/hon vill skriva ut sig ur föreningen.
                        Medlemsuppgifterna finns kvar en tid, men rensas regelbundet
                        bort ur registret.

Avliden             Medlem som avlidit. Medlemsuppgifterna blir kvar i registret
                        och flyttas till medlemsarkivet. 

Medlemssystemet erbjuder dessutom dessa status.

Inaktiv             Kan användas för att tillfälligt lägga en medlem som inaktiv och hålla kvar
                        medlemsuppgifterna i registret för senare bruk.

Aktiv                Används inte


Kön och Typ
Förutom status, finns det två basuppgifter som läggs in för varje medlem, nämligen kön och typ. Typ används för att kunna särskilja de medlemmar som blivit överförda till medlemsarkivet. 

Kön: Man | Kvinna
Typ: VIS medlem | VIS medlemsarkiv    



1.3.2 Medlemsvård 
VIS medlemsregister körs som molntjänst på kulturhuset.fi, https://medlemsregister.huset.fi/login.php 
Huvudanvändare är föreningens medlemssekreterare. Användningsrätt kan ges till olika personer inom föreningen, om han/hon i sin roll i föreningen, behöver ha tillgång till medlemsuppgifter. Det finns möjlighet att begränsa tillgången till olika rutiner och/eller underföreningar och det finns möjlighet att styra nivån på uppdateringsrättigheter: ingen åtkomst, läsrättigheter, läs och uppdateringsrättigheter.  

Medlemsdata är indelat i tre olika delar: (1) personuppgifter och (2) medlemsegenskaper och (3) betalningskontroll.
(1) Personuppgifter innehåller kontaktuppgifter såsom hemadress, telefonnummer och epostadress samt uppgift om födelsetid och datum för anslutning.
(2) I egenskaper finns det möjlighet att registrera uppgift om underförening och roller inom föreningen (dessa kan definieras som egenskaper och förklaras här senare).      
(3) Betalningskontrollen sker genom en checkbox, som checkas av då betalning skett. För varje avgift som skickas i form av en faktura till resp. medlem, skapas en checkbox.

Huvudanvändare är föreningens medlemssekreterare samt en registeransvarig utsedd av friidrottsskolan. Endast dessa personer har rätt att lägga till användare eller att ändra på rättigheter för användare. För närvarande är dessa personer Kenneth Norrgård och Mikaela Ehrs.

Här en aktuell lista på användare per 23.10.2011:

Roll                                                       Person

 Medlemssekreterare                 Kenneth Norrgård
 Medlemsansvarig (friidrott)        Mikael Ehrs

 Träningschef (friidrott)           Joakim Träskelin
 Knatteledare (friidrott)           Mikael Ronnkvist 
 Tävlingsledare (friidrott)         Inger Nabb 
 Tränare för åldersgrupp            Anki Brandtberg
                                    Annika Honkakangas
                                    Bo-Anders Ingo
                                    Johanna Backholm
                                    Kicki Häggblom
                                    Maria Snickars
                                    Mikael Vikström
                                    Milla Ala
                                    Stefan Lithén
                                    Stefan Nygård
 

    

1.3.3 Gruppering av medlemmar (Underförening)
För att ge möjlighet att hantera och ge personer tillgång till olika grupperingar inom föreningen kan en medlem tillhöra en eller flera underföreningar.  Föreningen använder underförening för att ange medlemmens hemmasektion. Sedan kan sektionerna använda underföreningar för att skapa egna grupper.

Följande underföreningar är aktuella.

För dessa gäller att minst en borde vara ikryssad (kan vara flera)
S Bowling                Medlem har Bowling som hemmasektion             
S Friidrott              Medlem har Friidrott som hemmasektion
S Kraftsport             Medlem har Kraftsport som hemmasektion 
S Oldboys motion         Medlem har Oldboys som hemmasektion 
S Sektion inte angiven   Medlem är neutral i fråga om sektion
 

Dessa underföreningar används av friidrottssektionen

Minst en av dessa borde vara ikryssad (i vissa fall två)
OBS! Tillhörigheten måste uppdateras inför varje nytt verksamhetsår!

Tränare (friidrott)      Medlem är tränare inom friidrotten       
14 år och äldre idrottare  Medlem tillhör denna åldersgrupp 
14-15 år                 Medlem tillhör denna åldersgrupp 
16-19 år                 Medlem tillhör denna åldersgrupp
20år -->                 Medlem tillhör denna åldersgrupp
FriS PF 06-07            Medlem tillhör denna åldersgrupp i friidrottsskolan
FriS PF 08-09            Medlem tillhör denna åldersgrupp i friidrottsskolan  
FriS PF 10-11            Medlem tillhör denna åldersgrupp i friidrottsskolan
FriS PF 12-13            Medlem tillhör denna åldersgrupp i friidrottsskolan
Kielikylpy               Medlem tillhör denna åldersgrupp i friidrottsskolan


1.3.4 Egenskapgrupper och egenskaper
Det är bra och nödvändigt för en förening att känna till och ha koll på sina medlemmars förehavanden och intresseområden inom verksamheten. För detta ändamål erbjuder medlemssystemet oss möjlighet att skapa egenskapgrupper och egenskaper, som vi sedan kan tilldela medlemmarna. Det finns sedan möjlighet att ta ut listor och rapporter baserat på dessa egenskaper. Mer om rapporter i kapitel 1.3.5. 

Uppdateringen av egenskaperna är ett drygt projekt och pågår som bäst. Målet är att kunna använda medlemsregistret som källa vid olika evenemang och tävlingar som föreningen arrangerar.  Dessa uppgifter behövs också för antalsrapportering av omfattningen på verksamheten till olika förbund.
 
Dessa egenskapsgrupper och egenskaper kan definieras helt av oss själva och för närvarande finns följande definierade (i bokstavsordning):
 
Egenskapgrupp: Domarutbildning
Egenskaper: Friidrottsdomarkort, Internationellt domarkort, SUL: Kilpailujärjestäjäkoulutus

Egenskapgrupp: Förtroendeuppdrag - externa
Egenskaper: Medlem i SFI:s styrelse, Medlem i SUL:s tävlingsutskott, Medlem i SULs fullmäktige, Medlem i ÖID Friidrotts styrelse, Revisor inom ÖID Friidrott, SFI grengruppstränare, Styrelsemedleem inom CIF, Utbildare inom SUL, Utbildare inom ÖID, ÖID ordförande

Egenskapgrupp: Förtroendeuppdrag inom föreningen
Egenskaper: Bownling sektionsordf., Friidrott sektionsordf., Friidrottsskolans ledare, Föreningens ekonom, Kraftsport sektionsordf., Medlem av fondstyrelsen, Medlemssekreterare, Oldboys sektionens ordf., Ordf. för fondstyrelsen, Ordf. för stagekommittén, Styrelseordf., Styrelsesekr., Styreslens vice ordf., Tävlingsutskottets ordf. (Friidrott), Viceordf. för fondstyrelsen, Ärevarvschef

Egenskapgrupp: Intresse/kunskapsområde inom VIS funktionärsstab
Egenskaper: Första hjälp, Grenledare, Grensekreterare, Kansli, anmälningar m.m., Kioskförsäljning, servering m.m., Löpledare, Målkamera och teknik, Optisk mätning långa kast, Ordningsman o.dyl., Resultatservice och teknik, Speaker, Starter, Teknik och redskap, Tävlingsledare, Tävlinsplanering och tidsscheman, Videofilmning

Egenskapgrupp: Resultatklassificering (Friidrott)
Egenskaper: A-klass, B-klass, C-klass,

Egenskapgrupp: Tränarutbildning
Egenskaper: SFI:s barnledarutbildning , SFI:s föreningstränarutbildning (ABC-kurs), SUL: Taso 3 - Valmentajatutkinto, SUL: Valmentajan ammattitutkinto

Egenskapgrupp: Medlem i sektion/utskott/arbetsgrupp/kommitté
Egenskaper: Bowlingssektionen, Friidrottens knatteutskott, Friidrottens träningsutskott, Friidrottssektionens tävlingsutskott, KK2013: Marknadsföring o Ekonomi kommittén, KK2013: Organisationskommittén, KK2013: Tävlingskommittén, Kraftsport sektionen, Nice Run arbetsutskottet, Oldboys sektionen, Ärevarvets arbetsutskott    



1.3.5 Rapporter och faktureringar
Xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx


************************* Under arbete ****************************
************************ Fortsättning följer **************************

 


Versionsnummer: 1.1

Versionshistoria:

Ändringsdatum:Ändat av:Vilka stora ändringar har gjorts i den nya versionen
23.10.2011Kenneth NorrgårdKapitel 1.3. tillagt om principerna för medlemsvård och medlemsregister. (ver. 1.1)
29.9.2009Tom GullbergBehandlad och godkänd av styrelsen som startversion. (ver.1.0)
19.9.2009Tom GullbergTexten i kap 1.1 och kap. 1.2 har förnyats och versionsnumret ändrats till 0.9.
16.3.2009Kenneth NorrgårdEn första version skapats, som ännu bör diskuteras och ändras



Sidan editerad 23.10.2011 11:17 av Kenneth Norrgård
 

Vasa Idrottssällskap © 2019